E-Rechnung im Autohaus:
ZUGFeRD und XRechnung

Lesbares PDF oder reine Rechnungsdaten: Laden Sie das passende Format direkt aus Ihrer Rechnung herunter.

Demo kostenlos testen Die beiden Formate ansehen

Empfohlenes Format

ZUGFeRD: ein PDF zum Lesen und Auslesen

Ihr Kunde liest die Rechnung wie ein gewohntes PDF. Die eingebetteten Rechnungsdaten kann seine Buchhaltung automatisch auslesen.

Carenti Pro erstellt eine PDF/A-3-Datei mit dem Profil EN 16931. Beim ersten Download ist ZUGFeRD vorausgewählt.

Carenti-Pro-Dialog mit ZUGFeRD-PDF und XRechnung zur Auswahl
Die Formatwahl in Carenti Pro. Aufnahmen aus der Demo mit fiktiven Daten.

XRechnung: Rechnungsdaten als XML-Datei

Die XRechnung ist eine reine XML-Datei für Behörden und Kunden, die dieses Format ausdrücklich verlangen.

Sie enthält keine PDF-Ansicht. Über „Format wählen“ stellen Sie auf XRechnung um. Carenti Pro merkt sich Ihre Auswahl für den nächsten Download.

XRechnung ist im E-Rechnungsdialog ausgewählt, der Download heißt XML herunterladen
Für Empfänger, die eine XML-Datei benötigen.

Fehlende Pflichtangaben früh erkennen

Beim Erstellen einer Verkaufs-, freien oder Werkstattrechnung gibt es das Feld „E-Rechnung benötigt“. Bei Firmenkunden ist es bereits angehakt.

Carenti Pro prüft vorab die Pflichtangaben zu Ihrer Firma und zum Kunden. Der Hinweis zeigt, was fehlt, und verlinkt direkt zur passenden Stelle. Nach dem Erstellen öffnet sich gleich der Download.

Rechnungsformular mit angehaktem Feld E-Rechnung benötigt und Hinweis auf eine fehlende Kundenangabe
Im Formular: Firmen- und Kundendaten ergänzen.

Die Rechnung selbst wird danach geprüft

Positionen und Steuerhinweise prüft Carenti Pro erst nach dem Erstellen, bevor die E-Rechnung erzeugt wird. Fehlt etwas, nennt der Dialog den Grund und zeigt, wo Sie die Angabe ergänzen.

E-Rechnungsdialog mit fehlender E-Mail-Adresse des Kunden und Link zu den Kundendaten
Vor dem Erzeugen: fehlende Angaben mit konkretem Hinweis.

Direkt aus dem Menü der Rechnung

„E-Rechnung herunterladen“ lädt die Datei im zuletzt gewählten Format. Beim ersten Erzeugen bestätigen Sie kurz, dass die Datei archiviert wird.

Sie erreichen die Funktion in den Dokumenten, im Werkstatt-Tab „Rechnungen“ und im Reifenlager. Zum Versenden hängen Sie die Datei in Ihrem normalen E-Mail-Programm an. Carenti Pro versendet selbst nichts.

Verkaufs-, Werkstatt-, freie und Reifenlager-Rechnungen werden unterstützt. Bei freien Rechnungen wählen Sie einen Kunden aus der Kundenverwaltung: Für einen Freitext-Empfänger kann keine E-Rechnung entstehen, weil die E-Mail-Adresse fehlt.

Geöffnetes Rechnungsmenü mit E-Rechnung herunterladen und Format wählen
Download und Formatwechsel im selben Menü.

Jedes Format mit eigener Version im Archiv

Carenti Pro archiviert jede E-Rechnung je Format mit Version und Prüfsumme. Die Datei ist acht Jahre gegen Löschen gesperrt.

Ändert sich die Rechnung, entsteht eine neue Version. In den Dokumenten erkennen Sie bereits erzeugte E-Rechnungen am Badge „E-Rechnung“.

Mit Mustang und KoSIT geprüft

Die erzeugten Dateien wurden mit den offiziellen Prüfwerkzeugen als gültig bestätigt: Mustang für ZUGFeRD, KoSIT für XRechnung. Das bestätigt das technische Format. Die steuerliche Beurteilung von Sonderfällen wie §25a und EU-Lieferungen ist noch in Klärung.

Die E-Rechnung ist ab Tarif Plus enthalten.

Dokumentenübersicht mit dem Badge E-Rechnung an einer Rechnung
Bereits erzeugte E-Rechnungen in den Dokumenten erkennen.

Eingangsrechnungen am Fahrzeug buchen

Aufbereitung, Teile, Werkstatt: Diese Kosten gehören zum Fahrzeug. In Carenti Pro landen sie genau dort.

Unter Finanzen > Eingangsrechnungen laden Sie die Rechnungen Ihrer Lieferanten hoch, auch mehrere Dateien auf einmal. Carenti Pro liest XML-Dateien (XRechnung und UBL) und ZUGFeRD-PDFs. Reine PDFs legen Sie ebenfalls ab und ergänzen die wichtigsten Angaben selbst.

Mit einem Klick buchen Sie die Rechnung als Kosten am Fahrzeug, netto oder brutto. Voreingestellt ist netto, die Zuordnung lässt sich wieder lösen. Auch diese Funktion ist ab Plus enthalten.

  • Automatisch ausgelesenBei E-Rechnungen: Lieferant, Nummer, Datum, Fälligkeit, Beträge und Positionen.
  • Dubletten erkanntDoppelte Dateien und doppelte Rechnungsnummern desselben Lieferanten.
  • Kosten am FahrzeugNetto oder brutto gebucht, die Kosten fließen in die Marge des Fahrzeugs ein.
  • Original archiviertUnverändert mit Prüfsumme, acht Jahre gegen Löschen gesperrt.

Welche Fristen gelten?

Für Umsätze zwischen Unternehmen im Inland wird die E-Rechnung schrittweise verpflichtend. Beim Ausstellen gelten Übergangsfristen und Ausnahmen; Rechnungen an Privatkunden fallen nicht unter diese B2B-Pflicht.

Die Einordnung Ihres Betriebs und steuerliche Sonderfälle besprechen Sie mit Ihrer Steuerberatung.

Quelle: Fragen und Antworten des Bundesfinanzministeriums und § 27 Abs. 38 UStG. Stand: Oktober 2026.

  1. Empfangen könnenInländische Unternehmen müssen E-Rechnungen empfangen können.
  2. Mehr als 800.000 € VorjahresumsatzGrundsätzlich E-Rechnungen ausstellen, soweit keine Ausnahme greift.
  3. Auch bei geringerem VorjahresumsatzDie umsatzabhängige Übergangsfrist endet. Gesetzliche Ausnahmen bleiben bestehen.

Fragen zur E-Rechnung in Carenti Pro

Was unterscheidet ZUGFeRD und XRechnung?

ZUGFeRD ist eine lesbare PDF-Datei mit eingebetteten Rechnungsdaten, die die Buchhaltung automatisch auslesen kann. XRechnung enthält die Rechnungsdaten als reine XML-Datei, ohne PDF-Ansicht. Carenti Pro empfiehlt ZUGFeRD und bietet XRechnung als zweites Format an.

Für welche Rechnungen gibt es die E-Rechnung?

Für Verkaufs-, Werkstatt-, freie Rechnungen und Reifenlager-Rechnungen. Bei freien Rechnungen muss der Empfänger aus der Kundenverwaltung stammen. Eine freie Texteingabe reicht nicht, weil dabei die E-Mail-Adresse des Kunden fehlt.

Was prüft Carenti Pro vorab?

Beim Erstellen einer Verkaufs-, freien oder Werkstattrechnung prüft Carenti Pro die Pflichtangaben zu Firma und Kunde. Fehlende Angaben werden mit einem Link zur passenden Stelle angezeigt. Positionen und Steuerhinweise der Rechnung werden erst nach dem Erstellen geprüft, bevor die E-Rechnung erzeugt wird.

Wie lade ich die E-Rechnung herunter?

Im Menü der Rechnung wählen Sie „E-Rechnung herunterladen“. Carenti Pro nutzt das zuletzt gewählte Format, anfangs ZUGFeRD. Beim ersten Erzeugen erscheint eine kurze Rückfrage zur Archivierung. Über „Format wählen“ wechseln Sie zwischen ZUGFeRD und XRechnung.

Versendet Carenti Pro die E-Rechnung?

Nein. Sie laden die Datei herunter und versenden sie als Anhang über Ihr gewohntes E-Mail-Programm. Carenti Pro verschickt selbst keine E-Mails.

Wie werden die Dateien archiviert?

Carenti Pro archiviert jede E-Rechnung je Format mit Version und Prüfsumme. Die Datei ist acht Jahre gegen Löschen gesperrt. Ändert sich die Rechnung, entsteht eine neue Version.

Was bedeutet die Prüfung mit Mustang und KoSIT?

Die erzeugten Dateien wurden mit Mustang für ZUGFeRD und KoSIT für XRechnung als gültig bestätigt. Das ist eine technische Formatprüfung, keine steuerliche Bestätigung. Steuerliche Sonderfälle wie §25a und EU-Lieferungen werden noch mit Steuerberatern geklärt.

Kann ich Eingangsrechnungen von Lieferanten ablegen?

Ja, unter Finanzen > Eingangsrechnungen. Bei XRechnung, UBL und ZUGFeRD liest Carenti Pro Lieferant, Nummer, Datum, Fälligkeit, Beträge und Positionen aus. Reine PDFs legen Sie ebenfalls ab und ergänzen die wichtigsten Angaben selbst. Das Original bleibt mit Prüfsumme unverändert archiviert und ist acht Jahre gegen Löschen gesperrt.

In welchem Tarif ist die E-Rechnung enthalten?

Ab dem Tarif Plus, für das Erstellen von E-Rechnungen und für Eingangsrechnungen. Die Preise finden Sie auf der Preisseite.

Stand Oktober 2026. Angaben ohne Gewähr, keine Rechts- oder Steuerberatung. Technische Formatprüfungen ersetzen keine steuerliche Prüfung. Im Zweifel fragen Sie Ihre Steuerberatung.

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